Digitalisierung in der Praxis: Wie eine Schreinerei mithilfe von KI und Machine Learning effizienter wurde

Die Digitalisierung hat das Potenzial, selbst traditionelle Handwerksbetriebe wie Schreinereien zu transformieren. Dieser Artikel zeigt, wie eine familiengeführte Schreinerei erfolgreich Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) eingeführt hat, um Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Dabei wird konkret erläutert, welche Tools eingesetzt wurden und welche Vorteile sich dadurch ergeben haben.

1. Digitale Auftragsannahme und -planung

Die Schreinerei erhielt regelmäßig zahlreiche Anfragen per Telefon, E-Mail und vor Ort. Dieser manuelle Prozess führte oft zu Verzögerungen und Missverständnissen. Daher wurde ein digitales System eingeführt, um die Auftragsannahme effizienter zu gestalten.

Mithilfe des Tools HubSpot wurde ein automatisiertes Anfrageportal auf der Website eingerichtet. Kunden können dort ihre Projekte detailliert beschreiben und Bilder oder Skizzen hochladen. Die Anfragen werden direkt ins CRM-System importiert und priorisiert. Ein KI-Modul analysiert die Anfragen und schlägt auf Basis von Auftragsdaten der letzten Jahre vor, wie viel Zeit und Ressourcen benötigt werden könnten.

Zusätzlich wurde Monday.com eingeführt, um die Arbeitsplanung zu optimieren. Sobald ein Auftrag bestätigt wird, erstellt das System automatisch Arbeitspläne und weist die Aufgaben den verfügbaren Mitarbeitern zu. Änderungen oder Verzögerungen werden in Echtzeit berücksichtigt, sodass alle Beteiligten sofort informiert sind.

2. Automatisierte Angebotserstellung

Die Angebotserstellung war zuvor ein langwieriger Prozess, da sie auf manuellen Kalkulationen beruhte. Um diese Hürde zu überwinden, entschied sich die Schreinerei für den Einsatz einer KI-gestützten Lösung.

Mit dem Tool Quotient wurde ein System implementiert, das auf historische Daten zugreift, um Angebote in Sekundenschnelle zu erstellen. Die KI kalkuliert Materialkosten, Arbeitszeiten und andere Faktoren automatisch. Beispielsweise konnte das System alternative Materialvorschläge machen, wenn bestimmte Hölzer nicht verfügbar oder zu teuer waren.

Die direkte Integration von Quotient mit der Beschaffungssoftware ProcurementExpress ermöglichte es zudem, aktuelle Materialpreise von Lieferanten in Echtzeit einzubeziehen. Dadurch wurden die Angebote nicht nur schneller erstellt, sondern auch präziser.

3. Produktion und Qualitätskontrolle

In der Produktion setzte die Schreinerei auf Automatisierung und digitale Überwachung, um den Ausschuss zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Ein wesentlicher Schritt war die Einführung der Software OptiNest für die Zuschnittoptimierung. Die KI erstellte Schnittmuster, die den Materialverbrauch minimierten. Diese Pläne wurden direkt an die CNC-Maschinen übermittelt, was den Produktionsprozess deutlich beschleunigte.

Für die Qualitätskontrolle wurde IBM Watson Visual Recognition integriert. Kameras entlang der Produktionslinien überwachten die gefertigten Werkstücke und meldeten Abweichungen sofort. Fehlerhafte Teile konnten so frühzeitig erkannt und nachgebessert werden, bevor sie die Werkstatt verließen. Diese Maßnahme reduzierte die Ausschussquote um 20 % innerhalb des ersten Jahres.

4. Lagerhaltung und Bestandsmanagement

Die Schreinerei hatte zuvor häufig mit fehlenden Materialien oder überfüllten Lagern zu kämpfen. Daher wurde ein modernes Bestandsmanagementsystem eingeführt.

Mit der Implementierung von Odoo konnte der Lagerbestand in Echtzeit überwacht werden. Das System nutzte Machine-Learning-Algorithmen, um den Materialbedarf basierend auf den aktuellen und geplanten Aufträgen vorherzusagen.

Zusätzlich war das System so konfiguriert, dass es automatisch Bestellungen bei Lieferanten auslöste, wenn bestimmte Materialien knapp wurden. Die Einführung dieses Tools führte nicht nur zu geringeren Lagerhaltungskosten, sondern auch zu einer Reduzierung von Produktionsunterbrechungen.

5. Kundenservice und Marketing

Um die Kundenbindung zu stärken und neue Kunden zu gewinnen, setzte die Schreinerei auf KI-gestützte Marketinglösungen.

Mit ActiveCampaign wurden E-Mail-Marketingkampagnen personalisiert. Das System analysierte das Verhalten der Kunden, z. B. welche Produkte sie auf der Website angesehen hatten, und verschickte automatisch maßgeschneiderte Angebote.

Zusätzlich wurde ein Chatbot von Drift auf der Website integriert, der Kundenanfragen in Echtzeit beantwortete. Der Bot lernte kontinuierlich aus den Interaktionen, sodass er immer präzisere Antworten geben konnte. Dies führte zu einer messbaren Steigerung der Kundenzufriedenheit.

6. Schulung und Weiterbildung

Die Einführung neuer Technologien erforderte auch, dass die Mitarbeiter der Schreinerei entsprechend geschult wurden.

Über die Plattform Udemy Business wurden maßgeschneiderte Schulungsprogramme angeboten, die den Mitarbeitern die Bedienung der neuen Tools und ein grundlegendes Verständnis für KI vermittelten. Dank der flexiblen Lernformate konnten die Mitarbeiter diese Schulungen in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Ein Lernfortschrittstracker zeigte den Geschäftsführern an, welche Mitarbeiter noch Unterstützung benötigten und wer bereits alle relevanten Inhalte erfolgreich abgeschlossen hatte.

Ergebnisse und Ausblick

Durch die konsequente Digitalisierung könnte die Schreinerei innerhalb eines Jahres beeindruckende Ergebnisse erzielen. Die Auftragsbearbeitungszeit würde um 30 % reduziert, die Produktionskosten sänken um 15 %, und die Kundenzufriedenheit stiege deutlich. Zudem könnte die Schreinerei dank der präzisen Bestandsplanung neue Großaufträge annehmen, die zuvor aufgrund von Materialengpässen nicht realisierbar gewesen wären.

Die erfolgreiche Einführung von KI und Machine Learning hätte nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Grundlage für weiteres Wachstum gelegt. Die Schreinerei plant nun, ihre digitalen Prozesse weiter auszubauen, etwa durch die Einführung von Virtual-Reality-Tools zur Visualisierung von Möbeln für Kunden.

Dieser Artikel zeigt, dass die Digitalisierung selbst für kleine Betriebe nicht nur realisierbar, sondern auch wirtschaftlich äußerst vorteilhaft ist. Die gezielte Einführung von Technologien wie KI und ML ermöglicht es, traditionelle Geschäftsmodelle zu modernisieren und zukunftssicher zu gestalten.